Uzaktan Çalışmayı Hızla Benimsemek İçin En İyi Yöntemler

Koronavirüsten (Covid-19) dolayı iş yapmanın devingenliği hiper hızla değişmekte, bu da küresel çapta şirketleri nasıl iş yapacakları konusunda tekrar düşünmeye itmektedir. Çoğu için bu, uzaktan çalışmaya (remote work) yönelmeyi de içeriyor. Uzaktan çalışma, yerkürede ne olup bittiği önemsenmeksizin işleri tıkırında tutacak bir izlem, bir strateji.

561

Şirketiniz sabah 8 akşam 5 modelini terk etmiş olsa dahi, tam anlamıyla uzaktan çalışmaya geçmek için hazır olmayabilir. Koronavirüs dünyada tırmanırken çoğu şirket bu mücadeleyle yüzleşiyor.

  • İletişimi ve bir bağlantı hissiyatını nasıl sürdürebilirsin?
  • İzole edilmiş ve dışlanmış hissedenler çalışanları nasılsın desteklersin?
  • İş birliğine ve yenilikçiliğe ket vurmaktansa yardımcı olacak teknolojiyi nasıl seçersin?
  • İşin devamlı ilerleyişini nasıl sağlarsın?

İşin izlemsel, stratejik içyüzünden günden güne uygulanacak tüyolara, uzaktan çalışmayı olabildiğince hızlı benimsemenize yardımcı olacak genel taslağı sunuyorum.

Uzaktan Çalışma İşgücü İzleminizin İrdelemesi Gereken 5 Soru

Uzaktan çalışma öncelikli bir bakış açısı benimsemek, bir aile üyesine bakan bir çalışan ya da geçici olarak yetenekleri revaçta olan bir uzman olsun, şirketinizin her köşesine her çalışanın her an uzaktan çalışabilecek durumda olduğu varsayımıyla bakmak demektir. Günün şartlarında, başka bir şey isteme lüksünüz yok.

1. Uzaktan Çalışma Planınız Kimler İçin Geçerli?

Bazı iş türleri diğerlerine göre sanal ekipler için daha uygundur. Bir izlem oluştururken, bu gibi durumlarda sunulan istisnaları ve kılavuzları dikkate alın. Örneğin,

  • Ekibi veya kurumsal öncelikleri yılın bir çeyreğine göre ayarlamanız,
  • Faaliyet durdurma halinde ofise erişim ihtiyacı olabilecekler için protokoller hazırlamanız,
  • Projeleri rayında tutmak için yeni alet edevat satın almanız gerekebilir.

2. Yöneticiler Hedef ve Beklentilerini Nasıl Belirlemelidirler? 

Uzaktan çalışma, performans ölçümlerinizde bir değişim anlamına gelebilir. Bir ofisteyken, işte geçirilen zamanı sonuçlarla ilintilemek kolay iştir. Ancak ekipler sanal olunca, değerli kılan ekseriyetle mesaiden ziyade performans oluyor.

Sonuç odaklı bir çalışma ortamı birinin nasıl/nerede/ne zaman yaptığına değil, ne yaptığına odaklanır. Bu durum çalışanın işi kendi şartlarına göre yapmasını perçinlerken, bir yandan da sorumluluk bilincini teşvik ediyor. İşi teslim edemeyince bu, kuruma kattıkları değere gölge düşürüyor. 

3. Veri Nasıl Korunacak?

Çalışanlar, işleri halletmek ve iş akışını sağlamak için bilgiye erişim gereksinimi duyarlar. Fakat bir çözüm uygulamak için çok sıkı bir zaman çizelgeniz varken nasıl kurumun verilerini koruyacaksınız?

Birincisi; bütün verilerin eşdeğer olmadığını hatırlayın, ne gerekliyse ona öncelik verin. Sonra bilgiyi güvelik seviyesine göre derecelendirin. Genelde şu beş dereceden birine girer hepsi: Hassas, gizli, özel, kurumsal-tescilli, halka açık. 

Bütün veri gereksinimlerini, mevcut sistemlerinizi ve hayati verilerinizi detaylı haritalandırdıktan sonra, süratle uygulanabilecek –sanal özel ağ (VPN) gibi- ya da uzun dönemde entegre edilebilecek güvenlik önlemlerini göz önünde bulundurun.

4. Çalışanlar İş Yapabilecekleri Aletlere ve Alana Sahip Mi?

Uygulamada bakarsanız, çalışanlarınız evden etkili biçimde çalışacak şekilde donatılmış olmayabilir. İşte dikkate alınması gereken birkaç soru:

Bilgisayara ihtiyaç duyan çalışanların bilgisayarı var mı? Çalışanları hazırlamanın birden fazla yordamı var fakat daha çabuk çözümler için: 

  • İş için kişisel cihazların kullanımı kapsayacak bir protokol devreye sokun, özellikle emniyet ve güvenlik beklentisi kurmak için.
  • İşte ekipleri dizüstü bilgisayar ya da taşınabilir cihazlarla donatın ve ödünç verilebilecek ekipman bulunur hale getirin.

Çalışanların çalışacak yeri var mı? Çalışanlar, özellikle sık sık toplantılara giriyor veya telefonda oluyorlarsa, ofis dışında ideal bir çalışma ortamı erişemeyebilirler. Yöneticileri, esnek çalışma planları, alternatif çalışma ortamı veya bu çeyreğe yönelik ayarlanmış öncelikler gibi ekipleri için yaratıcı çözümler bulmaya cesaretlendirin. 

5. Sanal Ekipler Nasıl Temas Halinde Olacak?

Çeşitli konumlara dağılmış bir sanal ekip için etkili iş birliği iyi bir iletişime dayalıdır. Acil bir çözüm için:

  • Ekiplerin nasıl temas halinde kalacağını ve beklentilerini belirleyeceğini tanımlayın: Asenkron iletişime olan bu ani kayma, yüz yüze etkileşime alışkın herkes için uyumsuz olabilir. Lazım geldiğinde nasıl bilgi alacaklar? Cevapları zamanlı v tahmin edilebilir tutmak için beklentiler belirleyin. 
  • Bağlanmak için fırsatlar yaratın: Kurumunuzun temas halinde kalması için yollar bulun, deneyimlerinizi paylaşın ve en küçük başarıları bile kutlayın. Örneğin Upwork, tüm herkese önemli duyurular ve rutin güncellemeler için video konferanslara ev sahipliği yapıyor. Bunlar, eş zamanlı katılamayan herkes için sonrasında kaydedilip paylaşılabilir. 
  • Ekip iletişimine dikkat veriniz ve bağlantıda olun: En iyi vaziyette bile iyi iletişim yanlış anlamaların önüne geçmek için ihtiyaca göre iletileri doğrulamak ve ayarlamak anlamına gelir. Devingen bir durumda yöneticiler için soruları cevaplamak, söylentileri düzeltmek ve dinlemek çok daha mühim hale gelir.

Asgari öğrenme eğrisiyle en güvenilir ve en kolay erişilebilir araçları seçin. Kısa dönem için WhatsApp, Skype, Facebook, Zoom ve Google Hangouts sıklıkla kullanılıyor. Uzun dönem için Slack ya a G Suite gibi tam teşekküllü bir platform kullanmak daha iyi bir seçenek olabilir. 

Ekipleri de “ofise dönene dek”  işi geciktirmemeleri konusunda yüreklendirin.  Zaman çizelgeleri tahmin edilemez halde, ne olursa olsun yeni şartlara uyum sağlamak, hedeflere ulaşmak için zaruridir. 

 

Yazan: Lena E.
Çeviren: Harun Sadi Sincanlı
Kaynak: https://bit.ly/2X2vFG7

Çevirmen Künyesi:
Harun Sadi Sincanlı, 2000 doğumlu. Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi İngilizce Mütercim-Tercümanlık 2. Sınıf öğrencisi.

 

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.