Uzaktan Çalışırken “Hedef Belirleme Toplantıları” Yapmanın 4 Aşaması

376

Kendinizi bir yönetici pozisyonunda bulduğunuzda, kısa süre içinde daha önce sahip olduğunuzdan çok daha az zamanınız olduğunu fark edersiniz. Toplantılar, teslim tarihleri, idari görevler ve yapmanız gereken diğer şeyler iş arkadaşlarınızla önceden olduğu kadar iç içe olamayacakmışsınız gibi hissettirir. Uzaktan çalışan yönetimine yardımcı olmak için hedef belirleme toplantıları planlamak, zamanınızın yetmeyeceği bir lüks gibi görünebilir. Ancak bu, içinde bulunduğunuz durumu değerlendirmenin yanlış bir yolu.

Hedef belirlemek kısa sürede kendini göstermeyen ancak uzun vadede hakkını veren birçok fayda sağlayabilir. Daha mutlu, daha iç içe ve memnun edilmiş ekip üyeleri en iyi şekilde çalışır ve bunu yaparken de zevk alırlar. Bu nedenle, remote çalışan ekibinizle bu tür toplantılar yapmak gerçekten çok önemlidir. Bu, uzaktan çalışanlar olarak bizim için ayrıca önemlidir, özellikle de uzaktan çalışanları yönetirken. Uzaktan çalıştığınızda, koridorda çalışma arkadaşlarınızla karşılaşma ya da neler yaptıklarına şöyle bir bakma fırsatınız yok. Bu yüzden uzaktan çalışma dünyasında düzenli olarak hedef belirleme toplantıları yapmak elzemdir. Sanal çalışma ekibini yönetmenin en önemli kısmıdır. Bu süreci çalışma haftanıza direkt entegre edebilmeniz için 4 basit aşamaya indirgedik.

Aşama 1: Çalışanlarınızı Tanıyın

Çalışanlarınızı ve iş arkadaşlarınızı daha yakından tanımak onları neyin motive edip etmediğini öğrenmek konusunda yardımcı olacaktır. Uzaktan çalışanları yönetmek ekip üyelerimizle aramızdaki fiziksel mesafeyi telafi edebilmek için ekstra çabalar gerektiriyor. Beraber çalıştığımız insanlar hakkında çok şey bildiğimizi düşünmek isteriz elbette, ancak yüzeyin altına inmek gerekir.

Uzaktan izleme ve yönetim daha derine inmeyi ve bunun için de zaman ayırmayı gerektirir. Gününüzün nasıl geçtiği, neyin iyi neyin kötü gittiğini konuşmak için 10-15 dakikalık sanal bir kahve molası verin. Burada hedefleri konuşmanın gereği yok, sadece çalışmalarında ekip üyelerini neyin hareketlendirdiğini öğrenmek için biraz daha derine inin. Onları motive eden şeyi bulabildiyseniz, (diğerlerine yardım etmek gibi içsel veya promosyon almak gibi dışsal etkenler olabilir), bunları hedef belirleme toplantılarınızda kullanabilirsiniz. Geçmişte yaşadıkları zorluklar ve başarılarını öğrenmek de zamanınıza değecektir. Gurur duydukları veya devamlı mücadele ettikleri şeyleri anlamak, o insan hakkında size çok şey öğretir.

Aşama 2: Hırsları Yükümlülüklerle Özdeşleştirin

Ekip üyelerinizi motive eden şeyleri ve hırslarını öğrendikten sonra, bu etkenleri onların yükümlülükleri ile nasıl birleştirebileceğinizi bulmalısınız. Yöneticileri olduğunuz süre içinde, her ekip üyesinin istekleri ve ihtiyaçları ile sizin ve şirketin ihtiyaçları arasında denge kurmalısınız. Hedef belirleme toplantısına başladığınızda, bu denklemin iki yönü olduğunu aklınızdan çıkarmayın. Bunları herkesin gelişebileceği bir şekilde yalnızca bu yolla birleştirebilirsiniz. Kendi gelişimleri için ne yapmak istediklerini sorun, dikkatli bir şekilde not almayı unutmayın. Bunların, sizin onlar için belirlediğiniz yükümlülüklere nasıl uyduğuna bir bakın ve orta yolu bulmaya çalışın. Bu sayede, herkesin ihtiyacının karşılandığı bir hedef listesi oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Başka bir yöntem ise; ekip üyelerinizi hedef açısından değil hayal kurmak yoluyla düşünmelerini teşvik etmektir. Uzaktan izleme ve yönetim sadece işletmenin hedefleri ile değil, aynı zamanda çalışanların hedefleri ile de ilgilidir. Hayaller biraz daha kişisel olabilir ve işinizle ilgili olmak zorunda değildir. Bunlardan birini onların uzun vadeli planlarına dahil etmek, onların işe bağlı kalmalarını sağlamanıza ve kişisel hedeflerini oluşturmalarına yardımcı olur. Her bir ekip üyesi hakkında muhtemelen kişisel fikirler edineceksinizdir. Onlar da hayalleri için beceriler geliştirecek ve bu halihazırdaki işleri için kesinlikle faydalı olacaktır. Bu durum insanların hayalleri doğrultusunda ilerlemesi ve arkalarında işverenlerinin desteğini hissetmeleri sebebiyle herkese kazanç sağlar.

Aşama 3: Eylem Planı Oluşturun

Herkesin hemfikir olduğu bir hedef listesi oluşturduktan sonra, eylem planı yapmanın zamanı gelmiştir. Bunu, sizin ve ekibinizin doldurması için dört sütunlu bir tablo oluşturarak başlatabilirsiniz. En sol tarafta, onlar için gerekli olan hedefleri ve becerileri yazmak için bir sütunumuz var. Çalışanınız bunu daha önce tartıştığınız şeylere dayanarak doldurabilir.

Bir sonraki sütun, ekip üyenizin mevcut yeteneklerini değerlendirmesini ve bu yolda ilerlemesini sağlamak içindir. Zaten gerekli becerilerin çoğuna veya ilgili deneyime sahip olabilirler. Hangi alanda gelişebileceklerine dair düşünceler de yazılabilir.

Üçüncü sütun, yönetici olarak sizin doldurmanız için ayrılmıştır. Burada, ilk iki sütunda nelerin yazıldığını kontrol etmeli ve yazılanlar hakkında fikrinizi sunmalısınız. Belki bazı noktalarda aynı fikirdesinizdir. Belki de geliştirmeye açık olduğunu ya da zannetikleri seviyede olmadıklarını düşünüyorsunuzdur. Tamamen şeffaf olun, çalışanınızın büyümesinin ve hedeflerine gerçekten ulaşmasının tek yolu budur.

Sağdaki son sütun, eylem planının devreye girdiği yerdir. Burada, ekip üyesi yorumlarınızı alır ve gözden geçirir. Üzerinde çalışmak için kendi eyleme geçirilebilir noktalarını oluşturur.

Spesifik ve ayrıntılı olmaları gerekir, bu nedenle herhangi bir ekleme veya yorumunuz olup olmadığını görmek için bunları birlikte gözden geçirmekte yarar var. Bu iş bittikten sonra, ekip üyenizin toplantıdan öğrendiği sağlam bir şeyler var demektir. Diğer birebir toplantıda bunlara tekrar dikkat çekebilir.

Aşama 4: Son Durum İncelemesi Programlayın

Hedef belirleme toplantısını yaptıktan sonra, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek için ne zaman bir son durum toplantısı (post-mortem) yapmanız gerektiğini düşünmenin tam zamanı. İdeal olarak, her çalışan kendi ilerlemesini haftalık olarak izler, üzerinde hemfikir olunan şeyleri gözden geçirir ne yapması gerektiğini düşünür. Tabii ki tüm hedefler bir hafta içinde gerçekleştirilemez. Ancak sık sık değerlendirme yapılmazsa, doğru yoldan çıkmak kolaydır. Onları bir sonraki birebir toplantı için sizinle birlikte konular belirlemeye teşvik edin. Örneğin bir şey başarmışlarsa ilerlemeyi kutlamak, erişilebilir olmayan bir hedefte değişiklik önermek veya toplantıya uygun olduğunu düşündükleri her şey.

Her hedef periyodunun sonunda (bir hedefe ulaşmak için kararlaştırdığınız süre) neyin yolunda gitmediğini düşünmeli ve daha fazla çalışmanın gerektiği yerlere odaklanmalısınız. Hak edilen yerde övgüler için zaman ayırın. Bunların hepsi, yöneticileri olarak siz ve ekip üyesi ile birebir yapılan değerlendirme toplantılarında yapılacaktır. Tabii ki hedefleri düzenleyebilir, motivasyonlarına göre ödüller verebilir veya iyileştirmeler için yapıcı eleştirilerde bulunabilirsiniz. Toplantının sonunda, bir sonraki oturuma hazırlanırken kaçırılan hedefleri hesaba katmak için orijinal planı yeniden oluşturmanız gerekir.

Hedef belirleme çift yönlü bir yoldur

Uzaktan çalışan ekip üyenizle yapılan bir hedef belirleme toplantısı, ikinizin de birlikte başarabilecekleriniz için heyecanlanmanız üzerine bir fırsattır. Bu, sanal ekiplerin yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Yöneticiler sık sık görev verirler ve çalışanlarının neler istediklerini ve ne yapmaları gerektiğini bildiklerini zannederler. Aslında, tüm sürecin çift yönlü olması çok daha iyidir. Çalışanlarınız hedeflerine ve motivasyonlarına destek verdiğinizi hissediyorsa ve gereksinimlerinizi de karşılayabiliyorsa, o zaman hepimiz bundan fayda sağlamış oluruz. Hedef belirleme toplantılarında ustalaşırsanız daha mutlu, odaklanmış ve daha hevesli bir iş gücüne sahip olmayı umabilirsiniz.

Yazan: Marek Grygier
Çeviren: Muhammed İbrahim Aktürk
Kaynak

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.