Neden Çoğu Toplantı Daha Başlamadan Başarısız Oluyor?

219

Dünyanın en büyük ticari kurumlarından birinde çalıştığım zamanı hatırlıyorum. İş günümüzün %70 veya 75’ini toplantılarda geçirirdik ve bu anormal bir durum değildi. Bir keresinde satış toplantısında olduğumu ve satışların bütçe ile eşleşmediğini hatırlıyorum; herkes küplere binmişti. “Eğer daha az toplantı düzenleseydik daha çok satış yapabilirdik, çünkü burada olmak yerine müşteriler ile geçirebileceğimiz zamanımız olurdu” diye düşündüğümü hatırlıyorum.

Toplantılara karşı hep bir tiksintim vardı, daha doğrusu, faydasız toplantılara karşı bir nefret! Şirketlerin çoğu çalışanlarına, insanların zamanına değecek verimli bir toplantıyı nasıl yürüteceklerini öğretmiyor. Biz de verimsiz toplantıların bedelini yıpranmış bir iş gücü ve performans, yenilik ve iş birliğinde yetersizlik olarak ödüyoruz. Toplantılar çoğu şirket için o kadar işlevsizdir ki, iş yerindeki en büyük zaman kaybını temsil ederler.

Toplantıda niçin bulunmam gerektiğini ve toplantının amacını belirten spesifik bir açıklamaya sahip net bir plan olmadığı sürece toplantılardan kaçınmayı kendime bir misyon edindim. Ayrıca, tüm görüşmelerimi 15 dakika kadar kısa tutmaya özen gösteriyorum.

Ortada, çalışanların en değerli kaynakları olan zaman ve zihin açıklığını korumaya yönelik ivedi bir ihtiyaç bulunmaktadır.

Toplantı yapmak her iş yerinde standart bir olaydır. Ancak, kendimize neden diye hiç soruyor muyuz? Toplantılar genel olarak masraflıdır ve benim gibi birçok insan toplantılardan nefret eder. İş birliği yapmak için daha iyi ve en önemlisi de daha verimli bir yol olabilir mi?

En az benim kadar toplantıları sevmeyen iki başarılı iş insanı örnekleri Mark Cuban ve Elon Musk’tır. Bilhassa Cuban, toplantıların tam bir zaman kaybı olduğunu düşünüyor. Cuban, bir keresinde Inc. Magazine’e verdiği röportajında, “Bir toplantıya katılmamı sağlamak için tek yolunuz bana bir çek yazmaktır,” demiştir. Elon Musk ise yakın zamanda Tesla çalışanlarını, şirketin tümünü kapsayan bir e-mail üzerinden toplantıların büyük şirketler için bir “bela” olduğunu belirterek, lüzumsuz toplantılardan kaçınmaya teşvik etmiştir.

Toplantılar, asıl işi yapmak için daha faydalı bir şekilde geçirilebilecek zamanın çoğunu harcarlar. “Haftanın büyük bir bölümünde tüm günüm (sanal) toplantılarda geçiyor, bu nedenle işlerimi sabahın erken saatinde veya işten sonra geç saatlerde ve de hafta sonu yapmam gerekiyor.”
Bu size tanıdık geliyor mu?

Bütün toplantıların %70’i bir zaman kaybıdır, %70’i! Asıl işi yapmak için daha faydalı bir şekilde harcanabilecek verimsiz bir zamandır.

North Carolina Üniversitesi, çeşitli sektörlerde çalışan 182 kıdemli yöneticiye anket yapmış, %65’i de toplantıların işlerini yapmayı engellediğini dile getirmiştir. %71’i, toplantıların verimsiz ve faydasız olduğunu söylemiştir. %64’ü ise toplantıların derin düşünme pahasına gerçekleştiğini ifade etti. Buna rağmen hala toplantı yapmaya devam ediyoruz çünkü toplantılar hepimizin bir araya gelip aynı noktada buluşabileceğimiz yerlerdir. Gelin görün ki çoğu kez, konuşmalar tek bir insanın egemenliği altında olur. Toplantı öncesi yaşanan belirsizliğin yanı sıra, toplantıdan kafası daha çok karışmış bir şekilde ayrılan çok fazla insan var. Toplantılar, ekibinizi aynı noktada buluşturup iş birliği yapmalarını sağlamak için en iyi yollardan biri olmaya çok uzaktır. Büyük bir çoğunlukla toplantılar, “kötü şirket alışkanlıklarıdır” veya bazıları için “meşgul görünme” yoludur.

Dolup taşan bir takvim, bir zamanlar statü sembolü iken; bugün, kötü (bireysel) liderlik ve kararsızlık simgesidir. Yaptığınız tüm toplantılar şirketinizin yükselişi için gerekli ve etkili olacak mı? Ya da hepsi tek bir toplantıya saklanarak, işlerini yapmaları için ekibinize zaman bırakmanızı ve stresten uzak durmanızı mı sağlayacak?

Her zamankinden çok şu anda, kendimizin ve ekibimizin zihinsel sağlığı hakkında duyarlı olmamız ve aşırı çalışma ile çok fazla toplantının sağlığımızı nasıl kötü bir şekilde etkilediğini anlamamız gerekiyor. Ne sıklıkla dikkatiniz dağılmadan çalışabiliyorsunuz? Bir gün veya hafta içinde bilişsel düşünme, problem çözme, yaratıcı düşünme ve özgün yenilikler için ne kadar zamanınız kalıyor? Beş saat veya daha da mı az?

Çözüm Nedir?

Asıl işi yapmak için ayrılan zamanın yetersizliği, tükenmişliğe ve strese neden olduğu için şirketlere her yıl milyarlarca dolar zarar ettirmektedir. Eğer çalışanlarınızın zihinsel dengesi kötüleşiyorsa, Tahoe Gölü’ne yapılan bir hafta sonu seyahati, bir meyve sepeti veya bir çiçek sepeti ile bu durum çözülmeyecektir. Bir çalışanı rayına geri oturtmak ve en sağlıklı zihinsel forma sahip bir şekle geri getirmek yıllar alabilir.

Aşırı fazla toplantının yan etkileri vardır ve bunlardan biri de strestir. Bu ülkedeki her altıncı ölüm strese bağlı gerçekleşiyor. Bir başka konu da, çoğu toplantının oturarak yapılması. Birçok araştırmaya göre biliyoruz ki, uzun süreli hareketsiz davranışlar bedenin kaslarını, kemiklerini ve kan dolaşımını zayıflatarak sağlıklı bir metabolizmaya sahip olmayı zorlaştırıyor. Şu ana kadar tespit ettiğimiz şey, toplantıların sağlığımız için son derece zararlı ve çalışmanın verimsiz bir hali olabileceğidir. O halde neden hala toplantı yapmaya devam ediyoruz?

Özellikle herkes evden çalışırken sürekli bir çalışma modunda olduklarından, şu anda pek çok şirket çalışanları üzerinde ezici bir iş yükünden kaçınmak için çeşitli teknikler ve politikalar deniyor. Bu politikalardan bazıları epey basitken, diğerleri daha çetrefilli ve hatta dramatiktir. Örneğin; Accenture CEO’su, ekran başında yemek yemeyi bırakarak bir değişime önayak olmuş ve diğer insanları da aynısını yapmaya teşvik etmiştir. Diğer kuruluşlar, “toplantısız cuma günleri”ni uygulamaya koyuyor. Slack, insanların tuvalet ihtiyaçlarını karşılamaya veya su içmelerine zamanlarının kalması için gelecekteki tüm toplantıların maksimum 25 dakika kadar (asla 30 değil) olmasını zorunlu hale getireceğini söylemiştir.

Biz şirketimizde, toplantılarımız çevrimiçi olsa bile, “ayakta” yapmayı tercih ediyoruz. Bu şekilde, toplantılarımız genellikle 10-15 dakikayı geçmeyecek şekilde bitiyor. Günlük olarak derin düşünmeye ne kadar zamanımızın kaldığını ve ne kadar süre “görüştüğümüzü” hesaplıyoruz.

Zaman kaybettiren toplantıların, yapmanız gereken bir işinizin olduğu ve işinizi iyi bir şekilde yapmanız gerektiği gerçeğinin önüne geçmesini önlemek oldukça önemlidir. Şu şekilde düşünün: eğer bir imkânınız olsaydı, kendinizi işe alır mıydınız yoksa işten kovar mıydınız? Bulunduğunuz kurumdaki katkılarınıza iki adet sınır koyabileceğinizden emin olun. Bütün gününü toplantıdan toplantıya girerek ve bir okyanus kadar olan zamanını sadece planlamaya ayırıp, para kazandırmanın ve müşterilerin, kullanıcıların, vatandaşların her şeyden önce gelmesi gerektiğini hiçbir zaman fark etmeyen bir çalışan olmayın. Eğer planladığınız işleri hiçbir zaman yapmazsanız, plan yapmanın hiçbir anlamı yoktur. “Çok konuşup az iş yapmak” diye buna deriz.

Asıl işinize özen gösterin, zamanınızı önceliklendirin, görevlerinizi yerine getirmek için yeni etkili yollar bulun ve toplantılara “Hayır, teşekkürler.” deyin. Özellikle de konu ile ilgili gündemi veya önemli bir rol alıp almadığınızı anında göremediğiniz toplantılardan kaçının. Birçok insan, toplantılarını faydalı olması açısından %30 oranında azaltıyor; asıl soru, siz de bunu yapabilir misiniz?

Zaman, harcadığınız dakikaların hiçbir zaman geri gelmediği, bir nevi “kazananı olmayan bir oyundur”.

Verimli İnsanlar, Verimli Toplantılar Düzenler

Eğer verimli olmak istiyorsanız, toplantılara iyi bir şekilde hazırlandığınızdan emin olun.

İnsanlar, zamanlarını boşa harcayan toplantılardan hoşlanmazlar; bu nedenle o zaman harcayan insanlardan biri olmayın. Ben oldum olası zaman hırsızı değil, zaman kazandırıcı olmak istemişimdir; dolayısıyla, toplantılarıma çok dikkatli bir şekilde hazırlık ve plan yaparak katılırım.

Katılımcıları araştırırım, toplantı öncesi onlarla LinkedIn veya Twitter vb. platformlar üzerinden bağlantıya geçerim ve herkesin toplantıya neden davet edildiğini ve gündemin ne olduğunu bilmeleri için net hedefler belirlerim. Bu üç ana ipucunu kullanın ve insanların toplantıda beraber olmaktan memnun olacağı insan olun.

Yazan: Soulaima Gourani
Çeviren: Maria Sharipova
Kaynak

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.