Mesafeden Ekibinizi Kontrol Etmenin Yolu

497
Bu yazı, dün yayınladığımız Lena E. tarafından kaleme alınan ve sizler için türkçeye çevirdiğimiz ”Uzaktan Çalışmayı Hızla Benimsemek İçin En İyi Yöntemler” adlı yazının devamıdır. Keyifli okumalar dileriz…

 

Ekip devingenliği kervanı yolda düzmeye zorlanınca, hata kaçınılmaz oluyor. Kendinize karşı ve ekibinize karşı sabırlı olun. Başarılı olmak için sanal ekiplerin güvene ihtiyaçları var: Her çalışanın işini bildiğine güvenilmesi, birbirlerinde sorumlu olduklarına, belirsiz şarlar altında ellerinden gelenin en iyisini yaptıklarına güvenilmesine ihtiyaçları var. İşi devamlı ilerletirken ekibinizi desteklemeye yardımcı şu tüyoları göz önüne alabilirsiniz:

Müsait olun.  İletişim, ekibinizin başarısında yönlendirici etmendir. Bu da, biri konuşmaya ihtiyaç hissederse, boş zaman yaratmak demektir. Bazen insanlar yalnızca dinlendiklerini hissetmeyi arzular, ister bir iş arkadaşıyla kavgası olsun, ister kendi başın çalışmakla boğuşması olsun, isterse de toplumundan gelen kaygı verici haberler olsun. 

Bir iletişim hissiyatı oluşturun. Evden çalışmak yalnızlaştırıcı olabilir- bu hem kişinin afiyetini hem de üretkenliğini etkileyen bir unsurdur. Rutin bir zeminde ekibinizin temas halinde kalmasının yollarını bulun.  Günlük bir “kahve molası” herkesin arayı kapatıp havadan sudan konuşmalarına alan açabilir. Haftalık ekip toplantısı herkesin başarılarını paylaşıp hayatın akışında geri kalmamalarına yardımcı olabilir. 

Video konferans yoluyla ekibinizi bağlantıda tutun. Toplantıların, aynı masa etrafında oturmazken farklı bir devingenliği vardır. Erkenden bir ajanda dolaştırın ekibiniz arasında, böylece ekibiniz hazırlanabilir. Aynı şekilde her çalışanı arayın, herkese konuşma fırsatı sağlayın. Gelebilecek sorulara yer açmak için konuşmanız esnasında sık sık duraklayın. 

Aşırı iletişim açısından hata yapın. Özellikle tam da herkes yeni çalışma düzenine alışmaktayken, sık sık paylaşımda bulunun – yönetici kadrodan güncel haberler ya da mevcut projeler hakkında ilerleme raporu, ne olursa olsun. 

Net beklentiler, görevler ve sorumluluklar belirleyin. Bireysel görevler ve sorumluluklar belirleyerek fotokopi iş yapmaları ve üst üste konuşmaları azaltın. Örneğin, siz hassas müşteri bilgilerine uzaktan erişimi olan tek kişi olabilirsiniz; bu sırada bir başkası bilgi teknolojileri bölümüyle teknik sorunları gidermek için iletişim kuruyor olabilir. 

Evden Çalışmaya Alışmak İçin Tüyolar

Evden çalışmanın kendi faydaları var ancak her şey öyle tozpembe değil ve insanlar genellikle bu dönüşümle mücadele veriyorlar. Sıradaki önerileri başlangıçta yardım etmesi için düşünün:

Bir çalışma ortamı oluşturun. Tercihen odaklanıp işinizi görebileceğiniz buna tahsis edilmiş ayrı bir yer oluşturun. Ama bu bir seçenek olmayabilir, yakındaki bir kafeye, kütüphaneye veya ortak çalışma alanları da bir opsiyon olarak bulunmayabilir. Bir çözüm bulmak biraz yaratıcılık gerektirebilir. Örneğin, aynı ortamı paylaştığınız kişilerle ortaklaşa bir zaman çizelgesi düzenleyebilir, çocuklarınız uyuyorken çalışmayı planlayabilir veya bütçenizin birazını gürültü önleyici kulaklıklara ayırabilirsiniz. 

Bir plan oluşturun. Genel planınızı takip etmeseniz de, hayatınızda bir düzen olmasına yardımcı olacaktır. Her gün aynı saatte kalkmak, öğle yemeği arası planlamak, başkalarıyla iletişimde kalmak için zaman ayırmak gibi. 

Profesyonel kalın. Google Hangouts gibi video konferanslara dayanmak durumunda kalmak, gün içerisinde yüz yüze iletişim sağlamak için önemli bir yol olabilir. O yüzden hazır olun, uygun giyinip art alan sesini azaltmak için elinizden geleni yapın -ya da konuşmuyorken kendinizi sessize alın.

Bir paydos verin. İşe gidip gelme sorununuz olmadığından sağlıklı kalmak için sahip olduğunuz bol zamandan yararlanın! Uykunuzu alın, ününüze egzersiz katın veya sıfırdan sağlıklı yemekler pişirin!

Sosyalleşin (güvenli mesafeden). Evden çalışmak kasvetli olabilir bu yüzden sosyal aktif kalmanın yollarını bulun. Ekibinizle temasta olmayı birinciliniz yapın, beş dakikalık hal hatır sormalar dahi olsa. Bir video konferansa dalmaktan çekinmeyin, anlık mesajlaşmalardan çok daha samimidir. Odağınızı bozmamak için bir takım arkadaşınızla ortak olun. Sorun yaşıyorsanız da, yardım istemekten geri durmayın. 

Her güne sanki ofisinize geri dönecekmişsiniz gibi hazır olmak için çaba gösterin. Yüz yüze etkileşim üretkenliğe yarar sağlayabileceğinden olabilecek herhangi bir toplantınızda Google Hangouts kullanmaya da hazır olun. Önceden hazırladığınız ajandanıza uyarak ekibinizin toplantılara ve toplantı başlıklarını görüşmeye hazırlanmasına ortam sağlayın. Yöneticilerin bu aramaları yüz yüze toplantılardan daha dikkatlice yönetmesi elzemdir. Gelebilecek sorular için sık sık denebilecek kadar duraklamayı unutmayın. Görev aramaları sırasında, çalışanlara birbirlerinin lafını kesmemeleri ve tuhaf sessizlikler için aralık bırakmamaları yönünde ricada bulunun. Uzaktan çalışırken gürültü olabileceğini anlayışla karşılıyoruz –havlayan köpeklerdir, mahalleye konser veren oda arkadaşlarıdır, inşaat makineleridir vs- konuşmayı bölebilecek etmenlere engel olmak için konuşmuyorken kendinizi sessize aldığınızdan emin olun. 

Sonuç

Krizin göbeğinde dönüşüm hiç de kolay değildir. Özellikle de küresel borsalara darbe vurduğu kadar günlük yaşamımızı da etkileyen Koronavirüs gibi bir krizde. Fakat etkili biçimde karşılık vermek ve iş hedeflerinizi yerine getirmeye tam gaz devam etmek için izlemler, stratejiler kullanabilirsiniz.

 

Yazan: Lena E.
Çeviren: Harun Sadi Sincanlı
Kaynak: https://bit.ly/2X2vFG7

Çevirmen Künyesi:
Harun Sadi Sincanlı, 2000 doğumlu. Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi İngilizce Mütercim-Tercümanlık 2. Sınıf öğrencisi.

 

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.