İMKANSIZI BAŞARMAK: Bir Pazarlama Departmanı Tamamen Freelancer’larla Nasıl Yürütülür?

221

Bu yazıda Cara Bedford’a kulak vereceğiz. CompuVision’ın stratejik pazarlama yöneticisi, şirketin pazarlamasını tamamen freelancer’lara (serbest çalışanlar) nasıl emanet ettiğini anlatıyor:

Doğum iznine ayrılmadan önce yaptığım son şey çalıştığım küçük şirketin, Edmonton Kanada’daki IT hizmetleri ve danışmanlığı üzerine çalışan CompuVision tarafından satın alınışının basın metnini yazmaktı. Bir sene sonra ise stratejik pazarlama direktörü olarak şirkete geri döndüm. Karşılaştığım ilk şey ise sıfır bütçe ile bir pazarlama departmanı kurmam gerektiği oldu.

İki yıl öncesine gidelim. CompuVision’ın hiçbir zaman dahili pazarlama ekibi olmadı. Yine de satın almanın sonrasında pozisyonumu korudular. Ancak tam zamanlı çalışanlar bulmak veya bir ajansla çalışmak için hiç bütçem yoktu. Tek başıma bir pazarlama departmanının tüm işini yapmam bekleniyordu.

Dolayısıyla şirket CEO’su Ryan Vestby ile konuşmaya gittim. Kendisi herkesi yeni şeyler yapmaya ve farklı düşünmeye teşvik eden biri. “Cara, yapabileceğini bildiğim pazarlama fonksiyonunu geliştirmelisin benim için. Buna kapasiten olduğundan eminim ancak senin için ne kaynağım, ne de bütçem var. Sen, bu şirketin dahili pazarlama departmanına ihtiyacı olduğunu kanıtlamak zorundasın.”

Bu meydan okumayı kabul ettim. Vestby bana birkaç dijital platform önermişti, ben de yetenekli freelancer arayışına başladım. Kapıları bu yetenek ekonomisine açtım ancak ilk etapta işler hiç kolay değildi. Bazı projeler beklendiği gibi gitmedi. Kimlere güveneceğimin yanı sıra, freelancerların nasıl yönetileceğini ve projeleri onların bakışıyla nasıl düşünebileceğimi de öğrenmem gerekiyordu.

Bugüne geldiğimizde, bir makine gibi çalışıyoruz. Tek-kişilik departmanım, tam işleyen bir ekip ortaya çıkardı. İmkansız görünen şeyleri başardık. 1-3 gün arasındaki deadline’lara sürekli yetişiyoruz ve sıfırdan 5 günde bir dergi çıkartabiliyoruz. Bu modelin şirket boyunca adapte edilmesi çok başarılı.

ÇOK DEĞİL, AKILLICA ÇALIŞ

Bu sisteme ihtiyaçtan dolayı geçtik, yani özgün bir yaklaşım değil. 2018’de 6.500 küresel yöneticinin yaklaşık % 40’ı, serbest çalışanların beş yıl içinde kuruluşlarının işgücünün artan bir payına sahip olacağını tahmin ediyordu zaten.

CompuVision, izinde olduğun süreç dahil, ajanslar ve freelancer’lar ile çalışıyordu pazarlama için. Ancak benim giriştiğim ölçekte bir şey yapmamışlardı asla: Şirkette dahili pazarlama departmanı olmamasına rağmen, dahili departmanın yapabileceği işi üretmek. An itibariyle 112 proje yönetiyorum. Bu projelerde ise 12’si sabit, 35’i istendiğinde veya yeteneklerine ihtiyaç duyulduğunda dahil olan bir freelancer ordusu çalışıyor.

İlk senemizde, %70 tasarruf ile bir önceki yılki ajansın yaptığı işin 4 katı üretim gerçekleştirdik. İkinci sene takımım bunu 6’ya katladı. Gerçekten tam zamanlı çalışanları yönetmeye nasıl dönebilirim bilemiyorum.

Sadece tasarruf değil burada önemli olan, başka avantajlar da var:

  • Ekibi projelerin sayısı ve karmaşıklığına göre ölçeklendirebiliyorsunuz
  • Ekip liderleri güçlü yanlarına odaklanabiliyor ve özel yetenek isteyen işleri delege edebiliyor
  • Uzmanları global bir havuzdan seçmiş oluyorsunuz, dolayısıyla herhangi bir alanda deneyimi olan kişilere daha kolay ulaşabiliyorsunuz
  • Ajansla çalışırken oluşan bekleme süreleri inanılmaz bir şekilde düştüğü için üretkenlik artıyor

Bekleme sürelerinden kurtulmak şirket için en büyük faktördü doğrusu. Hızlıca büyüyen bir şirketin ihtiyaçlarına ve satışlarına adapte olabilecek üretken ve performansı yüksek bir departmanımız olsun istiyorduk. Bu oldukça büyük bir istek. Freelancerlarımla da nadiren görüştüğüm için güveblik araştırmasına dikkat etmem gerekiyordu. İnsanları işe alırken şunlara dikkat ettim:

  • Stratejik planlama yeteneği. Görevleri benim de anlayabileceğim somut hedeflere bölüyorlar mı? Önemli noktalarda projenin devamı için geri bildirimimi istiyorlar mı?
  • Destek talebi. Değişimlere adapte olabilen kişilere ihtiyacım var. Teknoloji hızlı ilerliyor ve biz çalıştıkça da bu böyle olacaktır. Dolayısıyla soru sormaktan ve zorlu diyaloglardan kaçınmayacak insanlara ihtiyacım var.
  • Neye ihtiyaç duyulacağını tahmin etmek. Benden üç adım önde olmalılar çünkü işin uzmanı onlar. Rehberlik ve destek için onlara ihtiyacım var.

5 GÜNDE DERGİ YARATMAK

Disruption Magazine Canada’dan bahsediyorum. CompuVision’ın 2018’de çıkardığı dört-aylık bu dergi, bir sergiye yetişmesi için ben fikri sunduktan 5 gün sonrasında hazırlandı! Bunun için dünyanın dört bir yanından yazarlık, editörlük, fotoğrafçılık, dizayn konularında uzmanlarla anlaştım ve saat farklarının tüm avantajlarından yararlandığımı söyleyebilirim. Bir kişi uyumaya giderken işini yeni uyanan birine devredebiliyordu!

Sürekli ulaşılabilir kalarak saatlik deadline’lar oluşturdum. Bunu sadece bu özel ve üst-düzey ekip için yaptığımı söyleyebilirim, çünkü uykuya ihtiyacım olduğunu anladım ve bir daha böyle bir şey yapmamaya karar verdim. Uykunun yanı sıra bağışlama da yoktu. Bir deadline kaçıran kişinin kontratını iptal edip işi başkasına iletiyordum.

İki yılın ardından işler artık bu kadar yoğun değil. Derginin 37 bin abonesi ve Twitter’da 11 bin takipçisi bulunmakta. Genel yayın yönetmenliği için global bir arama yaparken, anlaştığım kişi şansıma Kanadalı biri oldu.

CompuVision’ın pazarlama ekibimi freelancerlardan kurmak dünya üzerinden en iyi yeteneklerle anlaşmamı sağladı. Gerçekten global bir ölçekte işbirliği yapıyoruz. Edmonton, Kanada’da, yani Fortune 500’e giren şirketleriyle tanınmayan bir kasabadayım, ekibim ise dünyanın en büyük şirketleri ile çalışmış kişiler. Tüm bu süreçte hem yetenek havuzum, hem de benim beklentilerim tamamen değişmiş durumda.

FREELANCE YETENEK MODELİ NASIL KURULUR?

Takımım sağ olsun, serbest çalışanlar CompuVision kültürüne adapte olmaya başladı. İş arkadaşlarım, bazı görevleri freelancerlara verirlerse şirket içindeki rollerinin nasıl etkileneceğini merak ediyor. Benim cevabım belli: Freelancerlarla çalışarak sevdiğimiz ve iyi olduğunuz işe odaklanabilirsiniz. Doğru bir yönetimle daha başarılı olur ve ekibinizin ürettiklerinin de kredisini alırsınız.

Ayrıca freelancerlardan ne kadar beklentileri olması gerektiğini de sordular. Bana kalırsa, çok çok fazla şey bekleyebilirsiniz. Özellikle sıkışık zamanlarda 30 dakika içinde dönüşler istedim ve takımım bunu başardı.

Tabii bunda başarısız olmak da büyük bir endişe şirketteki yöneticiler için. Ya bir projeyi freelancer’a verirler ve tamamen yanlış yaparsa? Bu endişeyi yok etmek için, her departman bir form dolduruyor. Şirketteki bir proje yöneticisi istekleri alıyor, güvenilir bir yetenek havuzundan freelancer ile anlaşıyor ve bütçeyi ayarlıyor. CEO ve genel müdürümüz, kapılarımızı globale açarak daha iyi çalıştığımızı düşünüyor ve tüm bu süreci destekliyor.

Başarılı bir şekilde freelance programı başlatmak isterseniz, önerilerim şunlar olacaktır:

  • Ufaktan başlayın. Görünürlüğü düşük, bütçesi ve ölçeği de az olan bir proje seçip freelancerlarla çalışın.
  • Ölçülebilir deadline’lar vermeye ve proje yönetimine hazır olun. Dışarıya iş dağıtmak, yeni bir düşünme ve çalışma disiplini gerektiriyor. Afişi tasarlayın demek yerine, projeyi üçe bölüyorum örneğin. Yazma, tasarlama ve baskı şeklindeki üç görev de kendi içinde aşamalara sahip oluyor. Daha sonrasında gerekli yeteneklerle anlaşıyorum. Bu aşama/dönüm noktaları sayesinde de ilerlemelerinin kaydını rahatça tutabiliyorum.
  • Zaman tanıyın ve iletişim kurun. Freelancerların bir markaya tutunması zaman alıyor. Fakat uzun süreli bir ilişki kurarsanız, süreç daha verimli oluyor. Şu anda neye ihtiyacım olduğunu tahmin edebilecek bir ekibim var. Bunun içinse onlara zaman tanımam ve bolca iletişim kurmam gerekti.
  • Bekletileri belirleyin ve destek isteyin. Bir freelancer hastalandığında veya ailesiyle ilgilenmesi gerektiğinde proje nasıl devam edecek? Birçok deneyimli freelancer zaten yedek elemana sahip. En kötü ihtimalle nerede kaldıklarını bilmeli ve dosyalarına ulaşabilmelisiniz. Ayrıca teslim edilecek ürünler, revizyonlar ve son tarihler konusunda açık olmalısınız.

İsimleri serbest çalışan olsa da, birlikte çalıştığım kişiler kesinlikle benim ekibim.  Toplantılarda ve sunumlarda benimle beraberler. En az benim kadar işe adanmışlar. Onları da dahil edebileceğim bir kültür yaratmak için çalışıyorum. Tatiller ve etkinliklerden haberdar ediyorum. Ve freelancerların geleceğin iş gücü olduğuna inanıyorum. Onlar global iş gücüyle birliktelik kurmanın, daha önce imkansız olduğunu düşündüğümüz bir yolu.

Çeviren: Berke Kadam
Kaynak:

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.