Hibrit Çalışma Ortamımızın Felsefesi ve Uygulaması

227

COVID-19 pandemisinin sebep olduğu çok sayıda zorlu şartların ortasında işin geleceği, çalışanlarımızın nasıl ve nerede en iyi şekilde çalıştığı hakkında önemli gözlemler yaptık. Öğrendiğimiz ve anlamaya çalıştığımız şeyler çalışanlarımızın, müşterilerimizin ve işletmelerimizin gelişmeye devam etmesi için ek kapasiteler oluşturarak bu süreci hibrit çalışma ortamımızı büyütmek ve geliştirmek adına kullanmamıza yol açtı.

Geçen yıl Mart ayında çalışanlarımıza dünya çapındaki iş yerlerimiz için, saha çalışanları dışında, zorunlu bir evden çalışma politikası başlattığımızı belirten bir e-posta gönderdim. Çoğu Microsoft çalışanının uzaktan çalıştığı bir yıldan fazla bir süreden sonra bugün itibariyle, dünya çapındaki iş yerlerimizden bazıları, birçok diğer çalışan uzaktan çalışmaya devam ederken, daha fazla çalışan almak için devlet taleplerini karşılayan veya onları aşan bir aşamaya ulaştı. Şimdilerde, 21 farklı ülkede Microsoft iş yerleri bizim tesislerimizde küresel çalışan nüfusumuzun %20’sini temsil eden ek çalışanlar işe aldı. Microsoft ayrıca 29 Mart tarihinde bu dönüşümü Redmond’da, Washington’da, genel merkezlerde ve yakındaki kampüslerde de yapmaya başlayacaktır.

Pandeminin başından beri 1 numaralı önceliğimiz insanlarımızın refahı ve güvenliği olmuştur. Kampüslerimizin güvenli bir şekilde ne zaman ek çalışan alımı yapabileceğini belirlemek için yerel sağlık verilerini gözlemlemeyi ve devlet taleplerini takip etmeyi hiç bırakmadık. Bazı çalışanlar küresel iş yerlerini, bazıları da uzaktan çalışmayı tercih ettiği için hibrit çalışma ortamını gerçekleştirmenin ek yollarını arıyoruz. Her bir küresel iş yerimizde hibrit çalışma ortam modeli, işe dönmeyi seçenler için sınırlı ek hizmetler sağlayarak bir denge kurmaktadır ve aynı zamanda uzaktan çalışmak zorunda olanları veya o şekilde daha rahat çalışanları desteklemektedir. Amacımız, insanlara nerede en üretken ve rahat hissediyorlarsa orada çalışmalarına olanak sağlayarak ve aynı zamanda virüs ve diğer varyantlar hala endişe verici olduğu için çalışanları evden çalışmaya teşvik ederek onlara daha da fazla esneklik vermektir.

Redmond yerleşkemizin örneğine baktığımızda, aylardır yerel sağlık verilerini yakından gözlemliyoruz ve Washington eyaletinin kapasite sınırına bağlı kalarak yerleşkenin güvenli bir şekilde daha fazla çalışanı alabileceğini saptadık. Virüse karşı bölgedeki gelişmeleri izlediğimiz ve rehberlerimizi değerlendirdiğimiz için Redmond iş sahalarında veya yakındaki yerleşkelerde çalışan çalışanların bu tesislere geri dönme ya da uzaktan çalışmaya devam etme seçeneği var ve ayrıca ikisinin karışımını yapma esnekliğine de sahipler.

Gelecek aylarda olacak olan her şeyi tahmin edemeyiz ancak onları gelişim odaklı bir zihin ile karşılamaya hazırlıklıyız – öğrenme, tekrar değerlendirme ve ihtiyaç halinde cevaplarımızı güncelleştirme.

Gelişmiş hibrit çalışma ortamımıza giden yol

Bir yıl öncesini gözümüzde canlandırırsak, virüsün ve etkisininin tahmin etmek için çok karmaşık olduğunu hızlı bir şekilde öğreniyorduk. Başlangıçta belirli zaman çizelgelerine ve pandeminin muhtemelen ilerleyeceği aşamalara bağlı rehberlik sağlamaya çalıştık ancak o aşamaların her birinin ne zaman meydana geleceğini doğru bir şekilde tahmin etmeye yetecek kadar iyi anlamıyorduk. Çalışanlarımızı ve toplulukları güvende tutmak için halkın sürekli değişen sağlık durumunu ve devlet rehberliğini hesaba katabilecek bir işe geri dönme stratejisi geliştirmemiz gerektiğini keşfettik. Ayrıca, şirket içinde birleştirilmiş bir COVID-19 müdahale çabası yaratarak coğrafyalar arasında tutarlı bir yaklaşım yürütmemiz gerekiyordu.

Bunu akılda tutarak, karar alma sırasında veriye dayalı sonuçlandırmaya bağlı kalırken belirli bir zaman çizelgesindense altı tanımlanmış aşamaya bağlı, sağlık koşullarına dayanan iş yerlerimize hızlı bir şekilde adapte olmamıza olanak sağlayan bir Hybrid Workplace Dial geliştirdik. “Dial” güncel yerel sağlık verisine ve devlet rehberliğine dayanan iş yerlerimizin her birine bir aşama tahsis etmemize yardımcı olmaktadır. “Dial” iki farklı yönde de ilerleyebilmektedir; bir iş yerini yerel hastalık yükü gelişirken ileriye taşıma ve ayrıca biz işlemde olan red taleplerini gözlemlerken geri arama. Her bir aşama, hazırlık değerlendirmelerinin yanı sıra bir takım veri güdümlü kritere (örneğin bazı durumlardaki, ölümlerdeki ve devlet ilkelerindeki yönelimler) göre tanımlanmaktadır ve bir takım kurallarla belirlenmiş politikaları ve faaliyetleri de beraberinde taşımaktadır.

Örneğin, 4 ve 5. Aşamalar tesis içinde olmayı seçen çalışanlar için sınırlı veya arttırılmış seçenekler sunarken, çalışanlar iş yerleri 1-5. Aşamalardayken uzaktan çalışmaya teşvik edilir ve geri dönmek zorunda hissetmemelidirler. 6. Aşamada, COVID-19 artık yerel toplumda önemli bir yük değildir ve mevsimsel grip gibi sık görülen bir virüs haline gelmiştir. Dial’in bu son aşamasında, neredeyse bütün yerleşke hizmetlerinin geri dönmesine olanak sağlayarak çoğu özel pandemi iş sahası gereksinimleri ve önlemleri kaldırıldı. Redmond yerleşkesinde olduğu gibi, 29 Mart tarihine planlanan dönüşüm Dial’de 3. Aşamadan 4. Aşamaya doğru bir hareketlilik gösterecektir.

Six stages of the COVID-19 hybrid workplace

Dünya çapındaki bazı yerleşkelerimiz yerel sağlık gereksinimlerini sağlamaya hatta aşmaya bağlı olarak daha fazla çalışanı alabildiği için bizler güvenli bir tecrübe yaratmak için gerekli önlemleri alıyoruz ve kişisel sorumluluk bunu devam ettirmek için hayatidir. 1-5. Aşamalarda olan her bir yerleşkemizde çalışma alanlarında sosyal mesafeyi, maskeyi kapsamlı temizlik yöntemlerini, günlük sağlık ispatını, katılım stratejilerini ve daha fazlasını içeren bir tedbir yaklaşımı ele alıyoruz. İş yerimizdeki bu dönüşümlerin bir sonucu olan değişimler önemlidir ancak ana prensibimizle uyuşan bu işe geri dönme stratejisi kavramına ve gücüne inanıyoruz:

  • Fiziksel, zihinsel ve duygusal sağlık bizim en baştaki önceliğimizdir.
  • Çalışan ihtiyaçlarını destekliyoruz, uzaktan çalışma için ve Microsoft iş yerinde olabildiğince esneklik sunuyoruz.
  • Müşterilerimize hizmet vermeye devam ediyoruz ve ciddi iş operasyonlarına devam ediyoruz.
  • Yerel, devlet ve/veya kamu sağlık rehberliği gibi yasaları karşılıyoruz veya aşıyoruz.

Bazı kapasitelerde Microsoft çalışma sahalarına geri dönen binlerce çalışana baktığımızda çalışanların zamanlarını bir Microsoft ofisi ve ev arasında bölüştürme esnekliğini benimsediğini görüyoruz. Verilere dayanarak, 4. Aşamada işe dönmeyi seçen anket katılımcılarının %54’ünün zamanlarının %25’inden daha az bir kısmını çalışma alanlarımızdan birinde geçirdiğini görüyoruz. Dahası, %69’u zamanlarının yarısını veya daha azını çalışma alanlarında geçiriyor. Bu cevapların birçok çalışanın henüz aşılanmadığı ve birçok okulun hala kapalı olduğu güncel manzaraya bağlı olduğunu anlıyoruz. Şartlar ve vaziyet geliştikçe biz de dinlemeye ve çalışan görüşlerini kapsamımıza dahil etmeye devam edeceğiz.

Çalışanları güvende tutmak için iş yeri değişiklikleri

Her birimiz iş yerlerinin bizim bıraktığımız gibi olmadığının farkında. Çoğumuz geçen yıl iş yeri dışında çalışmaya başladığımız için takımlarımız bizlerin buluştuğundan ve yerel sağlık görevlilerinin belirlediği gereksinimleri karşıladığımızdan emin olmak için bir takım sağlık ve güvenlik önlemini yürürlüğe soktu. Bu çaba, çalışanlarımızın refahını korumak olan bir numaralı önceliğimiz ile uyuşma açısından birçok koruyucu faaliyet olarak tercüme edilebilir:

  • Sosyal mesafeyi gerçekleştirebilmek ve yerel sağlık standartlarını karşılamak için ne gibi ayarlamaların gerekli olduğunu anlamak adına bütün Microsoft iş alanlarını değerlendirdik ve bütün çalışanlara ve dış personele iş yerlerindeyken kullanılacak dezenfektan mendilleri ve maskeler gibi kişisel stoklar sağladık.
  • Yerel kapasite yönlendirmelerini ve sosyal mesafe gereksinimlerini karşılamak adına takım bazlı ya da açık alanlar, ihtiyaç halinde fiziksel alan ayarlamaları veya organizasyon ihtiyacına göre ikisinin birleşimi için katılım stratejilerini yürürlüğe koyduk.
  • Tesislerimizi ve birtakım iş yeri hizmet tekliflerini uyumlu hale getirdik. Örneğin konferans odalarındaki, Microsoft ulaşım hizmetlerindeki kapasiteleri sınırlandırdık, sosyal mesafeyi sağlamak için ortak alanlarda ve kafeteryalarda işaret kullanımı başlattık ve binalarımızı el dezenfektanlarıyla donattık.
  • Diğer iş alanlarımıza gittiklerinde çalışanlarımızı ve bizim iş yerlerimizi ziyaret eden müşterileri ve ortakları ilgilendiren benzer, tutarlı standartlar koyduk.

Aşılama oranları artmaya devam etse de ve toplumumuzda hastalık yükünü azaltmak adına önemli olsa da, güncel oranlar bizim iş yeri önlemlerimizi veya çoğu iş alanımızdaki beklentilerimizi azaltmamaktadır. İhtiyaç halinde herhangi bir değişiklikte iş yerlerimize fikir verebilmek için kamu sağlık rehberinin yanı sıra aşının etkisini de gözlemlemeye devam etmekteyiz.

Hibrit, modern iş yerlerine geçiş

İleriye dönük baktığımızda, hibrit çalışmanın esnek çalışma politikasını, kapsamlı alan tasarımını ve yenilikçi teknoloji çözümlerini kapsayan yeni bir işletme modeli ve stratejisi gerektirdiğini biliyoruz. Modern bir iş yeri, şirketlerin yeni çalışan beklentilerini karşılamalarını, daha yayılmış bir iş gücüyle bağ kurmalarını ve işletme sorunlarını çözmek adına yaratma, yenilik yapma ve beraber çalışma adına araç gereçler sağlamalarını gerektiriyor. Geçen yılda gözlemlenen iş yeri görüşlerini ve gelecekte neler bekleyebileceğimizi paylaşmanın bir yolu olarak, liderlerin hibrit çalışmanın ortaya koyduğu bir devir olarak düşünmesi gereken yeni veri, derin araştırma ve uzman görüşlerini içeren 2021 Work Trend Index’i başlattık.

2021 Work Trend Index raporunun çevirisini okumak için buraya tıklayabilirsiniz.

İnsanları iş yerlerinde bir araya getirmenin önemine inanıyoruz. Dünya çapında tesislere sahip olmak kültürümüzü birbirimizden öğrenmemize yardımcı olan yeni fikirlerle, taze bakış açılarıyla ve eşsiz yerel görüşlerle zenginleştirmektedir. İnovasyon laboratuvarlarından bilgilendirme merkezlerine kadar, müşterilerimizin yakınında olmak ve daha fazla temas noktasına sahip olmak bizlere müşteri ve ortakların ihtiyaçlarını anlamamızda, beraber yaptığımız harika işlere değer katmamızda yardımcı olmaktadır.

Şu anda ihtiyacımız olan esnekliği ve çevikliği sağlamanın yanı sıra, takımların beraber çalışmak için ihtiyaç duyduğu farklı yolları tahmin edebilen alanları onlara sağlamaya kendimizi adamış durumdayız. İş yerlerimizi tasarlamak için düşünceli, araştırmaya dayalı bir yaklaşım benimsiyoruz ve hala kapsayıcı olmanın temel tasarım stratejisi için gereken minimum değişikliklerle iş birlikçi, sağlıklı ve güvenli bir ortam sağlayabileceğimizden eminiz. Microsoft küresel iş alanlarımızda kapsayıcı bir tasarımı standart haline getirmektedir ve biz yarattığımız her bir ofis alanının insanlara evrensel olarak yardımcı olduğundan emin olmak için kapsamlı bir insan çeşitliliğinden yararlanmaktayız. Çalışanlar ister evden çalışıyor, ister iş yerinde çalışıyor veya iş alanının dışındaki iş birliği alanlarından yararlanıyor olsun, bizim yaklaşımımız bir tür aitlik hissi yaratmayı hedeflemektedir ve takımlara nasıl çalışmak isterlerse istesinler birbirlerine bağlı kalmalarına yardımcı olmaktadır.

Ek olarak, Redmond, Washington ve Birleşik Krallık yerleşkelerimizde hibrit toplantı alanlarının prototipini başlatmak için bir grup Microsoft araştırmacısını, mühendisini, emlakçısını ve tesis uzmanını bir araya getirdik. Grup, hibrit çalışma adına en etkili, kapsamlı düzeni anlamak için farklı toplantı şekillerini ve çoklu ekran, kamera ve karma gerçeklik senaryoları gibi teknolojileri araştırmaktadır. Henüz başlarındayız ancak var olan teknolojileri yeniden şekillendirmeden, hibrit çalışma için yeni, heyecanlı Microsoft Teams yeniliklerine kadar değişen çözümler keşfettik.

Uzaktan verimliliği güçlendirmek, yeni iş birliği araçlarını, sağlam bulut altyapısını ve ağ güvenliğini düşünmenin yeni bir yolunu içerecek olan bir gereksinim olarak önümüze çıkmaya devam etmektedir. Ayrıca, hibrit çalışmanın herkesin rolüne veya konumuna bakılmaksızın dahil edilmiş ve ait hissetmesinden emin olmak gibi yeni zorluklar doğurduğunu fark ettik. Kapsamlı sohbetler için alan yaratmakta istekli olmamız ve beraber çalışmanın yeni yollarını tanımlamamız oldukça önemlidir. Bu amaçla, insanlara hem uzaktan hem de hibrit iş ortamlarını (örneğin, Together Mode, Microsoft Whiteboard in Teams ve akıllı yakalama gibi özellikleriyle Microsoft Teams) yürütmekte yardımcı olmak için hibrit çalışma evrimini teknoloji araçlarımızdaki yenilikler yoluyla desteklemekteyiz.

Yeni bir normalin ne kadar uzakta olduğunu bilmememize rağmen, geniş bir esneklik anlayışı ile yeni bir çalışma yoluna adapte oluyoruz. Geçen yılda çalışanlarımızın neyin olası olduğunu gösterdiği binlerce çalışma yolunun olduğunu biliyoruz ve esnekliğin iş-yaşam dengesi adına önemli olduğuna inanıyoruz.

Çalışanlarımızla olan sık ve şeffaf iletişim, hepimizin öğrenmesine ve tekrar etmesine olanak sağlayan anlamlı bir görüş döngüsü başlatarak her zamankinden çok daha önemli bir hale gelmiştir. Çalışan geri dönüşlerine göre, bazıları uzaktan çalışmaya devam etmeyi tercih ederken veya buna ihtiyaç duyarken, bazıları da iş yerlerine dönmeyi dört gözle bekliyor. Bizim amacımız, bireysel çalışma stillerini desteklemek için çalışanlara ek esneklik vermek, işletme ihtiyaçlarını dengelemek ve kendi kültürümüzü yaşadığımızdan emin olmaktır. Ayrıca, önemli altyapıları destekleyen roller gibi bazı işlerin çalışanların iş yerinde bulunmasını gerektirirken, diğer işlerin aynı şekilde uzaktan da yapılabildiğini anlıyoruz. COVID-19’un toplumumuzda önemli bir yük olarak karşımıza çıkmadığı bir noktaya ulaştığımızda ve iş yerlerimiz Dial’in açık aşamasına geçtiğinde, yönetici ve takım uyumunu varsayarak bazı zamanlarda (%50’den daha az) evden çalışmanın çoğu rol için bir standart olduğunu görüyoruz. Şimdi ve gelecekte, belli işleri belli ortamlara bağlamanın geleneksel düşüncesini yeniden değerlendirmek için bir fırsatımız var.

Hibrit iş yeri modelimiz ile, çalışanlara olağanüstü bir çalışma alanı sağlayacağız, Microsoft’ta çalışan 160,000’den daha fazla insan için daha iyi bir iş birliği ve topluluk yaratacağız ve hem esnek hem de hibrit olan modern iş bir iş yerinin örneğini göstereceğiz.

Yazan: Kurt DelBene
Çeviren: Dilara Sezgin
Kaynak

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.