Farklı Saat Dilimlerindeki Remote Ekipler ile Etkili İş Birliği Yapmak

65

Her hafta ekip toplantısına üç farklı selamlaşma ile başlarım: “günaydın”, “tünaydın” ve “iyi akşamlar”. Dört kişilik çekirdek ekibim konuşmaya saat dilimi oldukça farklı olan 4 ülkeden, Amerika Birleşik Devletleri’nden, Japonya’dan, Meksika’dan ve Karadağ’dan video ile katılırlar.

Her gün sekiz farklı saat dilimine yayılmış bir ekip ile iş birliği yapıyorum. Tamamen bölünmüş bir durumdayız, yani merkezi bir ofisle veya coğrafi bölgeyle sınırlı değiliz. Bazılarımız dijital gezginleriz ve her bir konumda bir ila üç aylık bir süre geçirirken bazılarımız da evden (neresi olursa) çalışırız. 

Yıllardır hem hibrit hem de tamamen uzaktan çalışmış birisi olarak, uzaktan çalışma uzmanlarından bazı harika ipuçları topladım ve birkaç tane de kendim geliştirdim. İşte farklı saat dilimlerinde başarılı bir şekilde iş birliği yapmanın kanıtlanmış yolları:

İş Birliğine Asenkron Olarak Yaklaşın

Eş zamanlı olmayan veya anında bir cevap beklemeyen bir iletişimden bahsetmeden uzaktan çalışma hakkında konuşamazsınız.

Bazı şirketler çalışanlarının aynı saat dilimi içinde düzenli olarak 9-5 modeli ile çalışmasını gerektiren daha geleneksel eş zamanlı bir yaklaşımı benimsiyor olsalar da, uzaktan çalışmanın önde geldiği şirketler eş zamansız iletişimden kaynaklanan daha yüksek üretkenlikleri ve verimlilikleri ile övünüyorlar. Örneğin 1300 uzaktan çalışanı barındıran internet bazlı bir DevOps aracı olan GitLab, konu uzaktan çalışma olduğunda asenkron iletişimin önemli bir farklılaştırıcı etken olduğunu paylaşmaktadır. Bu yaklaşım, onlar dünya çapında bir şirket olarak uzun zamanlı vizyonlarını desteklemeye devam ederlerken iş verenlerin hayatlarına esneklik katmaktadır.

O zaman şirket genelinde eş zamanlı olmayan iletişim nasıl gerçekleştirilir?

İlk olarak, takımının uzaktan çalışmaya nasıl yaklaşmaları gerektiğini detaylıca gösteren bir uzaktan çalışma taktik kitabı veya politikası tasarla ve kültürünün bir parçası haline getir. Herhangi bir iş verenin buna katkı sağlamasına ve güncellemesine izin ver. İkinci olarak, organize etmek ve herkesi kendi projesinden sorumlu tutmak için proje yönetim araçlarına güven. Üçüncü olarak, liderliği bir örnek sergilemek için öne çıkar. Eğer liderlik takım üyelerin e-postalarını kendi zamanlarında yanıtlıyorlarsa ve proje güncellemeleri için Slack iletişimi yerine proje yönetimine ve dokümantasyona güveniyorlarsa, şirketin geri kalanının izlerini takip etmesinin yolunu açacaklardır.

Yapılandırılmış Sistemler ve Aşamalar Oluşturun

Farklı saat dilimlerinde iş birliği yapmanın en iyi yolu takım üyelerinin hepsinin aynı sistemleri ve aşamaları takip edeceklerine güvenmektir. Uzaktan çalışma politikanızda karşılıklı olarak nasıl iletişim kurulacağını belirleyin, bir Slack mesajını e-postadan daha güvenilir kılan şey nedir? Bütün iletişim noktalarını açık ve belgelenmiş hale getirin, böylece kimse bir iş arkadaşı saat dilimi farkı yüzünden çevrimdışı olduğunda nasıl ilerlemesi gerektiği hakkında belirsizlik yaşamaz.

Uzaktan ve bir arada çalışan çalışanlar için oluşturulmuş bir bulut iletişim çözümü olan RingCentral mesajlaşma, e-posta, araçlar ve video yoluyla iletişime nasıl yaklaşılacağı konusunda yeni işe alınanların eğitimine öncelik vermektedir. Böylece, herkes aynı görüşte olur ve ilk günden itibaren saat dilimi farkına bakılmaksızın sorunsuz bir şekilde iş birliği yapabilir.

Bir proje yönetimi aracına yatırım yapmak zorunludur çünkü bütün gelişim güncellemeleri, yapılması gerekenler, genel şirket amaçları ve önemli sonuçları için merkezi erişim noktasıdır.

Benim takımım projeleri aşamalı olarak organize ettiğimiz Asana’yı kullanmaktadır: yapılacaklar, yapılmakta olanlar, incelenenler ve bitmiş olanlar. Bizim ayrıca her bir takımın şirketin genel amaçları ve önemli sonuçlarına yönelik nasıl çalıştığını gösteren bir alanımız var. Her proje şirketin bütününe açıktır ve bu durum her bir kişinin neyin üzerinde çalıştığı ve önceliklerin ne olduğu konusuna açıklık getirir. Bu da, takımlar farklı saat dilimlerine bölünmüş bir halde olsa da bir sonraki adımda ne yapılacağı konusunda hiçbir engel olmadığı anlamına geliyor.

Takımın Nerede Olduğunu İlan Edin

Birkaç konum saymak gerekirse, ben Arjantina’dan, Endonezya’dan ve İsviçre’den ekibe katıldım. Ama bunu hatırlamayı takım arkadaşlarıma bırakmıyorum.

Şirketteki herkes Slack profillerinde hangi saat diliminde olduklarını güncelliyorlar. Bu, herhangi bir zamanda, herhangi bir takım üyesinin iş arkadaşlarının yerel saatini görebildiği anlamına geliyor. Dahası, iş verenleri mesai dışındaki saatlerde bildirimlerini kapatmaları için teşvik edin. Bu onların çalışma ve günlük yaşam dengelerini sürdürmelerine yardımcı olmasının yanı sıra, takım arkadaşlarına onların müsait olmadığını ve cevap vermelerinin beklenmemesi gerektiğini gösterecektir.

Saat Dilimi Kısaltmaları Kullanın

“Onu Perşembe gün sonuna kadar gönderirim.” cümlesi farklı saat dilimlerindeki insanlar ile iş birliği yaptığında işe yaramaz.

Gün sonu hem ülke içindeki hem de ülke dışındaki iş birliği yaptığın her kişi için farklı olabileceğinden, toplantı saatlerini ve son teslim tarihlerini açıklığa kavuşturmak için her zaman saat dilimi kısaltmaları kullanın: “Onu 15 Ocak Perşembe günü öğleden sonra 5’e (EST) kadar gönderirim.”

Karışıklığı daha da önlemek için, karşı taraftaki kişinin saat dilimine uygun saat önerileri gönderin. Örneğin, yurt dışından bir katılımcı ile toplantı programlıyorsam, fazladan mesajlaşmayı önlemek için onların saat diliminde birkaç tane zaman aralığı gönderiyorum.

Örtüşen Bir Zaman Dilimi Belirleyin

Pazartesi gününden çarşamba gününe kadar saat öğleden sonra 3’ü (CEST) gösterdiğinde görüntülü toplantılar için hazırlanırım. Amerika’daki iş arkadaşlarım da aynı şeyi yaparlar ama benim aksime erken sabah saatlerinde.

Takımımız haftanın başında yaklaşık olarak iki saat örtüşerek çalışır. Kesintisiz ve sanal olarak toplanmaya ihtiyaç olmadan başımızı kaldırmadan çalışmak için Perşembe ve Cuma günlerini kullanırız.

Hafta başlarındaki bu örtüşen saatler projelerde her noktaya değinmenin yanı sıra kültürümüzü güçlendirmek için çok önemlidir. Hatta bazen bu toplantıları hafta sonu ne yaptığımız veya gelecek gezi planlarımız gibi kişisel haberlerimizi paylaşmak için kullanırız. Çoğunlukla eş zamansız bir şekilde çalışmak iş ve günlük yaşam dengesini ve maksimum üretkenliği destekler ancak haftalık en az 6-8 saatlik örtüşen bir zaman dilimi belirlemek takımınızın bağlarını desteklemeye yardımcı olacaktır.

Takımınız için uygun örtüşen zamanları belirlemek adına Time and Date kullanın ve iş ilişkileri kurmaya devam etmek için haftalık düzenli görüşmeler planlayın.

Sanal Toplantılar Planlayın

İlk ve en önemlisi, takımınızın üyelerinin planlama aksiliklerinden kaçınmak için takvimlerini birbirleriyle paylaşmaları ve çevrimdışı zamanları engellemeleri gerekir.

Ancak takım üyeleri takvim engellemelerine güvenmemelidirler. İş arkadaşlarınıza hangi zaman diliminin en uygun olduğunu danışın. Belki bir iş arkadaşınız sabah vaktinde müsaittir ama o engeli sıkı çalışma zamanında kullanmak istiyordur, çünkü o zaman en üretken oldukları zamandır. 

Eğer takımınızın saat dilimleri örneğin Boston ve Auckland gibi oldukça genişse, düzenli olarak programları değiştirin böylece herkesin uygun zamanda katılabilme şansı olur. Şu anda Avrupa’da uzaktan çalıştığım için toplantılarım akşam saat 4’ten 8’e (CEST) kadar uzanabilir. Beni sürekli olan geç vakit görüşmelerinin yükünden kurtarmak için her birkaç ayda bir toplantı zamanlarını değiştireceğiz, böylece ben de normal iş saatlerimde eş zamansız bağlanacağım.

Takım üyelerinin kaçırdığı toplantıları tekrarlamanın bir yolunu bulmak önemlidir. Global bir uzaktan çalışma şirketi olan Zapier, toplantıda bulunamayanların da katkı sağlayabilmeleri için görüntülü görüşmeleri kayda alıyor. Görüşmelerinizi kayda almayı, not tutacak bir kişi atamayı, tam teşekküllü bir toplantı ajandası ve görüşülenlere atıfta bulunması gereken kişiler için tekrar kayıtları bulundurmayı dikkate alın.

Görüntülü Toplantılar Tercih Edin

İş arkadaşlarınızın sadece sesini duymak yerine onları görüntülü video üzerinden görmek coğrafi konuma bakılmaksızın görüşmelerinizi kişiselleştirir.

Takım üyelerinizi görüşmeler sırasında kameralarını açmaları için teşvik edin. Görüntülü konuşmalar yalnızlık duygusunu azaltmanın yanı sıra iş arkadaşlarının ilişkilerini birbirlerinden binlerce kilometre uzakta olsalar da arttırır.

Bu onları çok fazla zorlamanız gerektiği anlamına gelmez. Bazen çalışanlar sadece kameralarını kapatmak zorunda olabilir. Yeni doğan bebeğini uyutan veya yemeğini yediren yeni bir ebeveyni ya da arka planında partnerinin fitness çalışmalarının görünmesini istemeyen stüdyo dairede yaşayan birisini hayal edin. Mümkün olduğunda kamera açmanın önemli olduğunu söyleyin ama zorunlu kılmayın.

Ayrıca, kameranın ve sesin açık olduğu zamanlarda bazen kesintilerin ve arka plan gürültülerinin olabileceğini kabullenin. Bu, uzaktan çalışmanın gerçeğidir.

Takımların asenkron iletişim kurmak için kullandıkları görüntülü konuşma yolunu yeni bir seviyeye taşıyan bir girişim var. Farklı saat dilimleri içeren takımlar için kullanılan bir görüntülü sohbet uygulaması olan PingPong eş zamanlı toplantılara, takım üyelerine grupları ile paylaşmaları için kendilerini kendi saat dilimlerinde kayda almaya olanak sağlayan bir alternatif geliştirdi. Ve PingPong yalnız değil. Uzaktan çalışmanın pandemi sonrasında hiçbir yere gitmeyeceğine dair olan yaygın bir tahminden fayda sağlamak için yeni ürünler ortaya çıkmaktadır.

Sabırlı ve Anlayışlı Olun

Farklı saat dilimlerindeki insanlar ile iş birliği yapmak bilinçli bir çaba, deneme ve hata yapmayı gerektiriyor. Herkesin nerede olduğuyla ilgili esnek ve düşünceli olun, iletişim ve iş birliği yaklaşımınızı bunun etrafında şekillendirin.

Bu ipuçlarını rehber olarak kullanın ancak daha da önemlisi, mertebelerine bakılmaksızın çalışanlarınızın her birinden geri dönüş almayı göz önünde bulundurun ve süreç düzgün işlemiyorsa değişiklikler yapın. Uzaktan çalışan takımlar farklı saat dilimlerinde iş birliği yaparken birçok sebepten ötürü başarılı olabilirler ama ağırlıklı olarak soruları olduğunda nereye bakacaklarını bilerek ve kesintisiz sıkı çalışmalar yaparak başarılı olurlar.

Yerinde iş birliği sistemleri ve yöntemleri ile sizin takımınız da gelişecektir.

Yazan: Sarah Archer
Çeviren: Dilara Sezgin
İllüstrasyon: Lisa Engler
Kaynak

GitLab’ın uzaktan çalışma el kitabını yazan ve aynı şirkette uzaktan çalışma lideri olarak görev yapan Darren Murph’ün esnek çalışmanın geleceği üzerine kaleme aldığı yazısını buraya tıklayarak okuyabilirsiniz.

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.