Etkili Uzaktan Çalışma ve İş birliği’nin 6 Sırrı

2.425

Dağıtılmış iş gücü kavramı artık neredeyse tüm şirketler için gerçek oluyor. Fakat etkili uzaktan çalışma ve iş birliği için yapılması gereken şeyler pek de net değil ve genellikle ofis hayatı için geçerli olan kurallardan büyük ölçüde farklı. Verimli bir çalışma ortamı, açık ve kolay adapte olabilen zihinlerle, pürüzsüz bağlantı, video olanakları ve diğer teknolojilerin birbiriyle bağlanması sayesinde ortaya çıkıyor. Bu alandaki etkili uygulamalar genellikle işi parçalara ayırma ve etki ölçümü konularında yoğunlaşıyor ve bu süreçten önce yani işe alma ve geçiş eğitimi sırasında beklentiler, alışkanlıklar ve araçlar hakkında açık tartışmaların yapılması son derece önemlidir.

 

Aynı zamanda çalışanların günün belli saatlerinde en verimli oldukları noktaya ulaştıkları çeşitli çalışma tarzları vardır. Farklı uygulamaları farklı ortamlarda tercih edebilir, tek başlarına yada grup halinde çalışıyor olabilirler. Bu farklılıklar genellikle ofisten uzakta veya ofiste yalnız çalışıldığında gözle görülür hale geliyor. Çalışma ortamı verimliliği son derece etkiliyor. Buna ek olarak, iş yerinde güçlü ilişkiler en verimli işlerin çıkmasını sağlasa da, dağıtılan iş gücü ile bu verimi arttırmak veya sürdürmek oldukça zorlaşıyor.

 

Sanal ortamlara açılın

 

Fuze şirketinin CEO’su Colin Doherty, geçtiğimiz günlerde firmanın artık sanallaşacağını ve fiziksel bir genel merkezinin olmayacağını belirtti. Şirketin iş alanının uzaktan çalışan kişiler ve gruplar arasında iletişim ve yazılım sağlamak olduğunu düşündüğümüzde, Doherty en iyi bildikleri şeyi yapıyor diyebiliriz.

 

Doherty ayrıca, şirketin yalnızca Fuze’un da ileri sürdüğü gibi birçok çalışanın zaten ‘’herhangi bir yerden çalıştığı’’ gerçeğini kabullendiğini söylüyor. İstatistiklere göre, bir Fuze çalışanı 2017 yılının ilk dokuz ayında,  içinde uçaklar, trenler ve otel lobilerinin de olduğu tam 500 farklı yerde çalıştı.

 

Buna rağmen, dağıtılmış iş gücünüzün performansının değişen koşullara uyum sağlayabilmesi için büyük bir çaba gerekiyor. Bunu başarmanız için deneyimli girişim uzmanlarından birkaç tavsiye istedik.

 

Verimli çalışma ortamları

 

Fuze şirketinin kurumsal kültürü, açıklık, uyumluluk ve hiyerarşik olmayan bir yaklaşımdan oluşuyor. Doherty, bürokrasi gibi eski ve katı olguların, inovasyon, esneklik ve iletişim gibi etkili iş birliği için vazgeçilmez olan kavramları engellediğini belirtiyor.

 

SAP şirketinin Genel Başkan Yardımcısı Daisy Hernandez de , açık görüşlülük ve adalet gibi temel kavramların, şirketinin farklı gruplarla etkili bir şekilde toplantı yapmasındaki öneminin altını çiziyor. Hernandez ayrıca, aynı odada bulunsalar bile katılımcıların nasıl aynı video platformunu kullanarak eşit bir şekilde birbiriyle iletişim kurmalarını sağladıklarını anlattı.

 

İletişim: Hernandez, özellikle şirketinin bir çok ülkede ve zaman diliminde sahip olduğu iş gücüyle, uzaklık kavramının farklı seviyelerinin olduğunu belirtiyor. SAP’nin çalışanlarını nerede olurlarsa olsun birbirleriyle kolay iletişim sağlamaları ve bağlantıda olmaları konusunda teşvik ettiğini anlatıyor.

 

Fuze’daki bu güçlü ilişkiler, bilgi akışını kolaylaştırmak için bilinçli olarak desteklenmekte. Bu amaçla şirket, çalışanlarına sayısız etkinlik, geniş mesajlaşma olanakları gibi iş harici sohbetlerin de yapıldığı dinamik platformlar sağlıyor. Kültürün davranışları yönlendirdiği gibi açık iletişim yaklaşımı aynı zamanda çalışanların verimini de arttırıyor. Doherty, çalışanların kendilerini önemli hissetmelerinin önemli olduğunu düşünüyor ve bu yüzden çalışanlar arasında 3 ayda bir çeşitli anketler yürütmeleri ve onların fikirlerini almaları bu iletişim yaklaşımının temelini oluşturuyor.

 

Teknoloji: Etkili kurumsal araçlar çalışanların sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmalarını sağlıyor ve çalışanlar arasındaki mesafeleri kısaltmak amacıyla, çalışanların alışık olduğu sosyal etkileşimleri sanal yollarla sağlamaya çalışıyor. Doherty, bilişim daire başkanlığını (CIO) bir maliyet unsuru olarak görmenin aksine dağıtılmış iş gücünü sürekli olarak destekleyecek bir yaratıcılık merkezi olarak görüyor.

 

Her iki şirket de, ekip üyelerinin birbirleriyle mümkün olduğunca bağlantı içinde olabilmesi ve etkileşime girebilmesi için görsel iletişimin ne kadar önemli olduğunun farkında. Video kanalları dağıtılmış takımlar için sürekli açık durumda. Bunun amacı, hem görüntülü konuşmaları başlatmak için kaybedilen zamanı azaltmak hem de çalışanlar arasındaki görsel ve dijital etkileşim normunu alışkanlık haline getirmek.

 

Etkili uygulamalar

 

İşleri parçalara ayırmak: Hernandez, SAP’nin iş birliği uygulamalarını idari toplantılar ve dağıtılmış çalışanlar arasında projeleri etkili bir şekilde yürütmek olarak özetliyor. Projelerin başlangıcında proje ile ilgili çok yönlü ekipler görüntülü olarak bir araya geliyor. Bu toplantının amacı, iş akışını, liderleri ve ekip üyelerini belirlemek. Böylece iş düzeni belirleniyor ve sorumluluklar mesuliyet alınarak dağıtılıyor. Buradaki kritik nokta ise birbirine karşı sorumlu olan kişilerin hangi noktalarda olduğunu belirlemek ve ekip üyelerini mümkün olduğunca yakın zaman dilimlerinden seçebilmek. Görevler bu toplantıların dışında, sorumlu olan ekipler veya bireyler tarafından yerine getiriliyor.

 

Doherty, bu yöntemin arkasındaki aklı şöyle açıklıyor: Birbirinden uzak olan çalışanlar, merkezi denetim ile yönetilemez. İlgili yönetim uygulamaları, nerede olurlarsa olsun bireyler sorunları çözerken ve görevlerini yerine getirirken, sorumlulukların uygun biçimde dağıtılmasına odaklanıyor.

 

Sonuçları ölçmek

 

SAP, yeteneklerin farklı iş türlerine nasıl uygulandığına odaklanmak için amaca yönelik iş birliğinin altını çiziyor. Müşterileriyle yaptıkları iş birliğinin etkilerini ve başarılarını takip edebilmek için hem müşterilerine hem de kendilerine Toplam Ekonomik Etki adında bir rapor hazırlıyorlar. Bizzat Doherty, dağıtılmış iş gücünün bir parçası olan verimliliğe, iş yerinde bulunmaktan daha fazla önem veriyor. Böylece ilerlemeyi değerlendirmek ve tüm çalışanların performansının eşit bir şekilde değerlendirilmesini sağlamak için ağırlıklı olarak sonuçlara odaklanıyor.

 

Alışkanlıklar yaratma

 

Dağınık bir çalışan grubu içinde verimli uygulamaların geliştirilmesi, mevcut çalışanlara hedef odaklı koçluk yapmanın yanı sıra, işe alma konusunda bilinçli bir çaba gerektiriyor

 

SAP’de, geçmişteki uzaktan çalışma tecrübeleri ve sanal çalışma uygulamalarından beklentiler yeni işe alınacak kişilerle detaylı bir şekilde tartışılıyor. Bunun sebebi de, işe uygunluk ve işe alım ihtiyaçlarını belirleyebilmek. Mevcut çalışanlardan bazıları ise çalışma rutinlerini değiştirmekte zorlanıyor fakat Hernandez’e göre üretken bir zihniyet ve davranışlara sahip olmak destek alınması halinde her zaman mümkün.

 

Başarının sırları

 

Dağıtılmış bir iş gücünün tüm üyeleri, ofiste yada farklı bir yerde çalıştığı için birbirlerinden farklı çalışma koşullarıyla karşı karşıyadır. Yönetim metotlarını ve operasyonel uygulamaları ayarlamak, iş birliğinizi son derece verimli kılacaktır. Ve aynı zamanda çalışanlarınız arasında sağlıklı ve güçlü bir bağ kuracaktır. İyi teknik bağlantı ve araçlar, bireysel çalışma stillerini mümkün kılar ve herkesin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlar. Her şeyden önce, yeni yönetim ve işletim uygulamalarının geçiş süreci ve eğitimi sürdürebilmesi için iyi bir rehberlik gerekmektedir.

 

Yeni alışkanlıkların tüm boyutları kavrandığında, değerlendirildiğinde ve tümüyle uygulandığında, şirketinizin dağıtılmış iş gücünün tüm potansiyeli ortaya çıkacaktır.

 

Kaynak: Huffpost

Yayınladığımız çeviri ya da alıntı yazılar her ne kadar dikkati bir çalışmanın ürünü olsalar da hatalı bilgiler, imla hataları veya anlam bozuklukları bulunması durumunda bundan İş’in Geleceği platformu sorumlu değildir.

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.