Bu Doğru! Görüntülü Toplantılarda Herkes Multitasking Yapıyor

163

Bir Microsoft araştırması, uzaktan çalışanların özellikle de grubun büyük ve toplantının uzun sürdüğü zamanlarda video konferansları sırasında ne kadar sıklıkta multitasking yaptığını buluyor.

Uzaktan çalışma toplantılarının görgü kuralları oldukça tuhaf. Pantolon giymenize gerek yok ancak başka bir dijital görev tarafından dikkatinizin dağıldığını ifşa eden bir hareket olan gözlerinizin ekran üzerinde oradan oraya oynaması kaba ve saygısızca algılanabilir. Ve kameranızı kapattığınız anda multitasking; çamaşır yıkama, market alışverişi yapma veya yapılması gereken herhangi bir şey anlamına gelebilir.

Eğer video toplantıları sırasında multitasking yapmaya meyilli iseniz, yalnız değilsiniz. Microsoft çalışanlarının yeni bir araştırması, insanların daha büyük ve daha uzun toplantılarda daha çok multitasking yaptıklarını ve multitaskingin plansız toplantılardan ziyade düzenli olarak tekrarlayan rutin toplantılarda daha sık yapıldığını gösteriyor. Multitasking, günün diğer saatlerinden ziyade sabah saatlerinde düzenlenen toplantılarda daha yüksek oranda gerçekleşiyor, ayrıca 20 dakika veya daha az süren toplantılara nazaran 80 dakikadan daha uzun süren video toplantılarında altı kat daha çok yapılıyor.

Bu hafta Microsoft, insan ve bilgisayarın etkileşimi konferansının bir parçası olarak multitasking ve uzaktan çalışan ekipler üzerine bugüne kadar yapılan en büyük araştırma dediği araştırmanın detaylarını paylaştı. Amazon, Microsoft ve University College London’daki araştırmacılar, insanların video toplantıları esnasında ne sıklıkta ve neden multitasking yaptığı hakkında bir fikir edinmek için neredeyse 100.000 ABD’li Microsoft çalışanının Outlook mail ve OneDrive bulut sistemindeki dosya aktivitelerinin sıralı kayıt verilerini inceledi.

Microsoft’un baş bilim uzmanı Jaime Teevan, “Remote toplantıların, toplantılara ‘bir nevi’ katılma gibi bir imkanı var,” diyor. “Eğer toplantı kaydedildi ise, bir toplantıyı atlayabilir ve onu iki katı bir hızda izleyebilirsiniz. Başka bir şey yaptığınız sırada toplantıyı arkada oynatabilir ve sadece önemli noktaları dinleyebilirsiniz.

Bir araştırmaya göre, sanal toplantılar esnasında multitasking yapmak aslında insanların çok fazla sanal toplantıdan ruh sağlıklarını koruma amaçlı geliştirdikleri bir savunma mekanizması olduğunu gösteriyor. Başyazar ve Microsoft Araştırma stajyeri olan Hancheng Cao, sonuçların uzaktan çalışan ekiplerdeki çalışanların daha esnek tutumlara ihtiyaç duyduklarına ışık tuttuğunu söyledi. İş arkadaşınızın gözlerinin ekran üzerinden oradan oraya oynaması kaba olduğu anlamına gelmiyor olabilir, ancak sanal toplantılar birikip uzadıkça, araştırma “görünüşe göre, insanlara işlerine odaklanmalarına daha az zaman bırakıldığı için multitasking yapma alışkanlığı ediniyorlar,” diyor.

Kayıt verileri, Microsoft’un tamamen uzaktan çalışan bir iş gücü haline geldiği sırada, yani 2020 yılının Şubat ve Mayıs aylarında toplandı. Araştırmada Microsoft Teams video görüşmesindeki bir insanın ne zaman bir mail göndermiş, iletmiş veya cevap verdiyse veyahut PowerPoint sunumu ya da Excel çalışma tablosu gibi bir dosyayı OneCloud’a kaydederek düzenlediyse, o davranış multitasking olarak sayılmıştır. (Mail okuma veya sosyal medyada zaman geçirme gibi birçok multitasking olayı bu metodoloji ile tespit edilememiştir.) Araştırma sonucunda ise insanların toplantıların %30’unda mail gönderdikleri belirlendi.

Araştırmanın yardımcı yazarları, insanların multitasking yapmalarının spesifik yollarını öğrenmek için takriben aynı zaman diliminde ABD’deki ve yurt dışındaki 700 Microsoft çalışanı tarafından yazılan günlük ve beyanları değerlendirdi. Günlük muhataplarının yaklaşık %15’i, multitaskingin onları daha verimli hale getirdiklerine inandıklarını ifade etti.

Not tutma veya söz konusu evraklara bakma gibi bazı multitaskingler, insanların odaklanmasına yardımcı oluyor. Ancak günlükler insanların egzersiz yaptıklarını, video oyunları oynadıklarını ve kedi videoları izlediklerini de gösteriyor. Bunlar dikkat dağıtıcı şeyler olarak adlandırılabilir ancak muhataplar bu aktiviteleri kendileri ile alakalı olmayan toplantılarla başa çıkma yolları olarak betimliyorlar.

Aynı zamanda günlükler, birçok insanın yetişebilmek için multitasking yaptığını önerdi. Bir Microsoft çalışanının dediği gibi: “Bunun olması gerekiyor, aksi takdirde bütün işlerinizi bitiremezsiniz.” Her on günlük muhatabından neredeyse dördü, uzaktan çalışma şekline geçtikleri sırada programlarındaki sanal toplantıların çoğalmasıyla başa çıkmak için toplantılar esnasında çalışmak zorunda kaldıklarını söyledi. Araştırmanın ortak yazarları, verimlilik taleplerini karşılamak için multitasking yapmanın zihin yorgunluğuna ve insanların başkalarına karşı kaba davranışlar sergilemelerine yol açabileceğini söylüyor.

Video görüşmeleriyle ilişkili bilişsel yük, özellikle de sürekli yakın mesafeli bakışmak, Stanford Üniversitesi araştırmacılarının Zoom Tükenmişliği ve Yorgunluk Ölçeği geliştirmesine sebep olacak kadar yaygın bir fenomen olan Zoom tükenmişliği (Zoom fatigue) olarak bilinen şeye sebep olabilir. Cao, dikkatlerini vermediklerini düşündükleri için bazı insanların meslektaşlarının toplantılarda multitasking yapmalarından dolayı gücenmiş hissettiklerini söyledi, “ancak, belli bir zaman sonra insanların salgın tarzı sanal toplantılara ve bu tarz davranışların (evden çalışma ortamında her türlü olayın meydana gelebileceğinin farkına varma gibi) daha çok kabul edilmesine uyum sağladıklarını gözlemliyoruz.”

Uzaktan çalışma ekiplerinin video görüşmelerini salgının ilk aylarında nasıl kullandıklarına dair bir başka büyük ölçekli bakış açısı, salgın sırasında evden çalışmanın daha fazla toplantı ve koordinasyon aktivitesi ve daha az kesintisiz çalışma zamanı, koçluk, ağ kurma ve süpervizörlerle bire bir toplantılar anlamına geldiğini gösterdi. Chicago Üniversitesi’ndeki The Becker Friedman Enstitüsü’nün bir araştırması, Mart 2020’de isimsiz bir Asyalı BT şirketindeki yaklaşık 10.000 çalışandan toplanan verilerden faydalanıyor. Bu şirket salgın sırasında çalışılan saatlerde %30 oranında bir yükselme görmüş ancak, araştırmacılar bu zaman diliminde çalışan aynı çalışanların verimlilik açısından %20 oranında bir düşüşleri olduğunu tahmin ediyor. Dolayısıyla insanlar (özellikle de evde çocukları olan ebeveynler), ofiste çalıştıkları zamanki gibi aynı verimlilik seviyesi için beklentilerle karşı karşıya kaldıkları sırada daha az üretken olmuşlardır. Bu, çocukları olmayan insanlara avantaj sağlamış ve kadınlar, evde çocukları olan ebeveynler ve şirkette henüz yeni olan insanlara da dezavantaj olmuştur.

Chicago araştırmacıları, insanların toplantılarda ne kadar zaman geçirdikleri ve toplantılarda insanlar arasındaki ilişkiler gibi şeyleri değerlendirmek için Microsoft’un Workplace Analytics gibi aktivite takibi araçlarını kullandı. Araştırma, multitaskingi direkt olarak hesaba katmıyor ancak, dikkat dağıtan şeyleri ve kesintisiz çalışmanın iki ardışık veya daha fazla saati olarak tanımlanan odaklanma saatleri gibi ölçütleri göz önünde bulunduruyor. Şirketin tamamen uzaktan çalışmaya geçmesinden sonra, çalışanlar için odaklanma saatleri haftada 34 saatten 32 saate indi. Buna karşın, video görüşmelerinde harcanan zaman bir saatten daha az iken, haftada 21 saate fırladı; yazarlar, video görüşmelerinin hacminin çalışanlar için dikkat dağıtıcı olduğunu söyledi. Mailler üzerine sarf edilen zaman da haftada iki saat arttı. Ebeveynler genellikle iş arkadaşlarından daha fazla saat çalışmış ve junior çalışanlar da senior çalışanlardan daha az üretken olmuştur.

Birçok kişi ve işletme ofise güvenli bir şekilde nasıl geri döneceklerini düşündükçe, insanların nasıl iş birliği yaptıklarına veya iş birliği yapmaya çalışırken başarısız olduklarına dair derin bilgiler çok daha önemli hale gelecektir. Eğer bu analizin sonuçları diğer işletmeler için bir doğruluk payı barındırıyorsa, ofise geri dönme, tamamen uzaktan çalışmanın dezavantajlarını daha fazla deneyimleyen insanlar için faydalı olabilir. Araştırmanın ortak yazarı ve Chicago Üniversitesi profesörü olan Michael Gibbs, şirketlerin de, uzun yolculuklardan kaçınmak veya çocukları okuldan eve geldiklerinde evde olmak için haftada birkaç gün evden çalışmalarına izin veren, daha esnek düzenlemeler isteyen çalışanlara adapte olmaları gerekeceğini beklediğini söyledi.

Ancak aynı zamanda, çalışanları haftada birkaç gün ofise geri getirmenin çoğu şirket için büyük bir ihtimalle gerekli olabileceğini de söyledi çünkü “Bence bizim araştırmamız sanal etkileşimlerin bire bir etkileşimler için mükemmel bir muadil olmadığını öne sürüyor.” Gibbs, iş arkadaşları arasında geçen ayak üstü konuşmaların yerini doldurmanın hiçbir yolu yok, dedi ve “Bu tarz verimli bir rastlantı Zoom’da gerçekleşmeyecek çünkü Zoom’da her şeyin programlanması gerekiyor.” diye ekledi. Ve bildiğimiz üzere insanlar, her şeyden evvel Zoom’a tüm dikkatlerini her zaman vermiyorlar.

İnsanların Zoom veya salgından çok önce toplantılarla ilgili problemleri vardı, ancak bu araştırmaların sonuçları, daha çok insanın o video toplantısının aslında bir mail olup olamayacağını kendilerine sorması gerektiğini gösteriyor gibi duruyor.

Yazan: Khari Johnson
Çeviren: Maria Sharipova
İllüstrasyon: Leslie Soto Valenzuela
Kaynak

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.